Por Raquel Tiburski, Diretora de Marketing e Vendas do supersistema Diário Escola
Garantir a sustentabilidade econômica e manter as finanças de uma instituição de ensino em dia e sob controle é um desafio que requer atenção constante. Nesse sentido, é sempre mais seguro e sensato manter equilibradas as finanças escolares. Para atingir esse resultado, é essencial cortar, reduzir e economizar nos custos e nas despesas. Veja como evitar gastos desnecessários na escola.
Por que isso é importante?
Recursos mal aplicados, sobretudo, impactam diretamente a qualidade da educação oferecida. Ao mesmo tempo, afetam negativamente a imagem e a reputação da instituição de ensino. Por isso, descobrir como evitar gastos desnecessários na escola deve ser uma prioridade.
Neste post, veremos que o gerenciamento financeiro é significativo para manter as finanças sob controle e equilibradas. Continue a ler e veja algumas dicas simples, mas valiosas.
Como evitar gastos desnecessários na escola
Não é fácil, mas é necessário. Certamente, existem custos e despesas que a gestão escolar pode cortar, em nome do equilíbrio financeiro.
Saber como evitar gastos desnecessários na escola é uma tarefa desafiadora. Ao mesmo tempo, todo gestor escolar precisa ter sob controle as finanças. Portanto, quanto mais organizadas, mais fácil será a tarefa.
Mesmo que não pareça, sempre há o que cortar e onde economizar. Sejam custos ou despesas, até as melhores instituições de ensino deixam passar ou mantêm gastos dispensáveis e/ou supérfluos. Embora existam diversos motivos para aprender como evitar gastos desnecessários na escola, destacamos três:
✅ Evitar gastos melhora as finanças escolares
A redução de gastos desnecessários gera uma economia significativa. Com toda a certeza, são recursos que podem ser canalizados para investimentos em melhorias na infraestrutura, na qualidade do ensino ou em outras áreas determinantes para o crescimento da instituição.
✅ Evitar gastos desnecessários garante a qualidade do ensino
Gastos desnecessários comprometem o orçamento escolar. Certamente, um ponto que, se não for devidamente considerado, leva à redução de investimentos em áreas essenciais para a qualidade do ensino.
✅ Evitar gastos supérfluos melhora a imagem da escola
Uma escola que demonstra preocupação com a gestão financeira é vista com mais confiança e credibilidade por pais, responsáveis, alunos, professores, demais profissionais da educação e fornecedores. Públicos estratégicos que, quando têm boas experiências, têm o poder de multiplicar impressões positivas. De fato, isso ajuda a construir e a consolidar uma boa reputação.
Conheça bem as finanças da escola para evitar gastos
Os gestores sabem (ou deveriam) que, embora custos e despesas sejam conceitos com definições diferentes, ambos afetam diretamente o equilíbrio das finanças das instituições de ensino. Por isso, antes de prosseguir, vamos definir o que são gastos, custos e despesas em suas especificidades e objetivos.
💸 GASTOS
Gasto é o pagamento de qualquer obrigação financeira com a finalidade de obter bens ou serviços. Então, um gasto pode ser considerado como um custo ou como uma despesa.
💰 CUSTOS
Custo é todo o dispêndio necessário para a consecução do objetivo de um negócio. Isto é, os valores necessários para produzir um bem ou, no caso das escolas, para a prestação do serviço educacional.
💵 DESPESAS
Despesa é todo o gasto necessário para obter receita. Ou seja, todos os valores indispensáveis à geração de receita (dinheiro) para a escola.
Por isso, uma boa gestão financeira não apenas evita o desperdício de recursos, mas também permite investir em áreas que melhoram a experiência educacional.
Como em soluções tecnológicas, que têm potencial para influenciar positivamente o equilíbrio e o resultado financeiro das instituições de ensino. Sem dúvida, tecnologia e inovação desempenham papel significativo na organização, otimização e controle das finanças escolares.
Decidir evitar gastos desnecessários na escola
Cortar custos e reduzir despesas sem sacrificar a qualidade do ensino, sem dúvida, são tarefas desafiadoras. Afinal, recursos financeiros bem alocados garantem o acesso a uma educação de qualidade e às ferramentas necessárias para a gestão escolar desempenhar seu papel de maneira eficaz.
Por isso, manter o equilíbrio financeiro da escola é uma responsabilidade inerente ao gestor escolar. O foco em compreender como evitar gastos desnecessários na escola, então, deve resultar na otimização das contas e em lucro.
A seguir, veja como a tecnologia é um diferencial competitivo e uma vantagem estratégica que contribuem para controlar e manter equilibradas as finanças escolares.
✅ Investir em um sistema de gestão escolar
Um supersistema de gestão escolar, por exemplo, ajuda a automatizar tarefas, a organizar as informações financeiras, a gerar relatórios que permitem uma análise mais precisa dos gastos e muito mais.
✅ Implementar um sistema de gestão de custos
Um sistema de gestão de custos permite identificar e rastrear os gastos da escola, o que facilita a identificação de oportunidades de economia.
✅ Utilizar a tecnologia para a comunicação escolar
A tecnologia é muito eficaz em automatizar a comunicação escolar. Assim, além da agilidade e da eficiência, reduz os gastos com papel e impressão das obsoletas agendas escolares em papel.
Evitar gastos: questão de bom senso
Em primeiro lugar, uma estratégia de redução de gastos não pode nem deve significar diminuição de qualidade. Ou, vir em prejuízo de qualquer serviço ou atividade imprescindível ao bom funcionamento da escola e ao atendimento de alunos, professores e colaboradores.
Como evitar gastos desnecessários na escola
Vamos às dicas para evitar gastos supérfluos. Afinal, sempre é possível ser mais eficiente e economizar ainda mais.
💦 ECONOMIZE ÁGUA
Comece pelo básico. As finanças escolares e a natureza agradecem. Poupar esse precioso recurso natural faz bem à imagem e gera uma boa economia na conta de água da escola. Veja alguns exemplos de boas práticas que levam à economia de água e de dinheiro.
👉 Revisar as instalações à procura de vazamentos e canalizar e armazenar água da chuva são ações simples e interessantes.
🎯 Criar e compartilhar conteúdo explicativo e de conscientização entre funcionários e alunos é uma atitude muito bem-vinda.
👉 Trocar as descargas de válvula por sanitários com caixas acopladas é um investimento de longo prazo que compensa.
🎯 Não esqueça de trocar as torneiras convencionais por automáticas: o consumo de água é reduzido em até 70%!
📄 ECONOMIZE PAPEL
Continue no básico. As instituições de ensino consomem muito papel. Demais, mesmo! Pode parecer mentira, mas algumas escolas ainda usam a arcaica agenda de papel!!! A redução da utilização gera uma grande economia às finanças escolares. Além disso, representa um alívio à natureza, pelo menor consumo de celulose (árvores) e água.
A forma mais eficaz (que funciona e resolve) é a transformação digital dos processos e da comunicação da escola. Tenha uma agenda escolar digital em sua escola!
💡 ECONOMIZE ENERGIA ELÉTRICA
Ainda, o básico. Em resumo: economia e eficiência.
👉 Revisar e atualizar instalações elétricas muito antigas é o primeiro passo.
🎯 Reduzir o número de lâmpadas acesas com uma distribuição inteligente e estratégica dos pontos de luz.
👉 Trocar lâmpadas antigas pelas de LED gera economia e aumenta a eficiência da iluminação.
🎯 Conscientizar alunos e professores para que os aparelhos de ar-condicionado das salas de aula sejam ligados apenas com portas e janelas fechadas.
👉 Investir na geração de energia solar para diminuir gastos. A instalação de painéis fotovoltaicos diminui gastos, com garantia de retorno do investimento.
📞 ECONOMIZE EM TELEFONIA
Para a comunicação escolar, o telefone celular é uma tecnologia ultrapassada. Inclusive, os aparelhos modernos nem têm mais esse nome. Os smartphones (computadores de mão muito potentes) apenas mantêm a função telefone, mas permitem muito mais que apenas telefonar.
Hoje, por exemplo, uma solução de IA para escolas cria e envia comunicados personalizados em segundos, enquanto torna a comunicação escolar fluida, personalizada e segura. Sem dúvida, uma grande economia de tempo e recursos que evitam gastos desnecessários na escola.
😱 NEM TURMAS DEMAIS, NEM DE MENOS
Agora, que superamos o básico e o estrutural, podemos avançar. A gestão escolar deve planejar e calcular o número ideal de alunos em cada turma. Esse cálculo deve considerar a infraestrutura (salas de aula e suas respectivas capacidades) e o número de alunos matriculados no Ensino Básico (Infantil, Fundamental e Médio).
O número de turmas deve ser adequado para permitir a melhor relação entre gastos e receitas. Todavia, essa equação também precisa considerar a qualidade dos processos de ensino e aprendizagem para evitar a superlotação.
Ninguém disse que seria fácil, mas em um competitivo mercado educacional, a gestão escolar precisa fazer o seu dever de casa: manter as escolas economicamente sustentáveis, modernas e entregar muita qualidade no ensino.
📈 GESTÃO AINDA MAIS EFICIENTE
Chegamos ao módulo avançado. Depois de compreender como evitar gastos desnecessários na escola, é preciso trabalhar de forma ainda mais eficiente. Ou seja, “atacar” diversas frentes e buscar, sempre, a melhor relação custo x benefício. Por isso, destacamos algumas áreas, práticas, ferramentas e tecnologias que a gestão escolar deve manter sob controle.
👉 Atenção total ao planejamento orçamentário
🎯 Sua marca – marketing e publicidade
👉 Boletos bancários
🎯 Orçamentação e pesquisa de preços
👉 Investir em novas tecnologias
🎯 Controlar e monitorar a inadimplência escolar
👉 Manter e incentivar o engajamento docente
🎯 Renegociar contratos antigos
👉 Planejar a retenção de alunos
📲 AUTOMATIZE A GESTÃO FINANCEIRA
Utilize um supersistema escolar com múltiplas soluções para a gestão financeira. Por exemplo, uma ferramenta inteligente permite o monitoramento em tempo real das finanças, facilita o acompanhamento de despesas e receitas, o controle do orçamento, dos processos financeiros e muito mais:
👉 contas a pagar e a receber
🎯 fluxo de caixa
👉 centro de custos e lucro
🎯 cobrança automática de mensalidades
👉 emissão de nota fiscal
🎯 fornece relatórios para a tomada de decisões baseadas em dados
👉 matrículas e rematrículas 100% on-line.
🚱 EVITAR DESPERDÍCIOS DE RECURSOS
Adote tecnologias de economia de recursos, como sistemas de monitoramento de consumo de água, luz e energia, por exemplo. A instalação de sensores e dispositivos inteligentes permite que a escola ajuste o consumo de recursos com base nas necessidades reais. Além disso, invista em sistemas de gestão de salas de aula para otimizar o uso de espaços e equipamentos. Assim, você garante que eles sejam utilizados de forma eficiente e econômica.
🔎 Atenção constante para evitar gastos desnecessários na escola
Para gerar economia, diversos aspectos demandam atenção e avaliação constante. Então, para garantir a sustentabilidade financeira das instituições de ensino, é preciso compreender como evitar gastos desnecessários na escola.
Afinal, garantir que o dinheiro e outros recursos disponíveis sejam direcionados para onde são mais necessários e úteis é fundamental para proporcionar educação de qualidade. Como resultado, isso contribui para a sustentabilidade financeira e econômica a longo prazo. Enfim, a eficiência financeira nas escolas não é apenas um objetivo a perseguir, mas também uma responsabilidade.
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O Diário escola é um supersistema de gestão escolar completo e 100% customizável que reduz custos, aumenta a produtividade e garante controle total da instituição de ensino. O Diário Escola permite que você gerencie tudo com apenas alguns cliques, mesmo à distância.
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